意外と知られていないこと

暫くの間、風邪でぶっ倒れていた高田です。
お客様や社内のメンバーに迷惑が掛かってしまいますので、疲れとストレスは残さないようにしましょうね(自戒を込めて)。

さて、今回は「意外と知られていないこと」のシリーズ(?)第一弾です。


最近、エクストのお客様からのお問い合わせで多いのが

メールが送信できなくなった。受信できるがどうすればよいか?」

というものです。


送信に失敗したというメッセージが出た!


しかし、エラーの詳細には何も書かれてない!

このお問い合わせをされる方は、

  1. Windows に付属している「Outlook Express」を利用されている
  2. 使用しているパソコン自体も 4~5年以上経過している

といった共通点があります。

お客様の状況を詳しく確認していくと、新しく作成したメールを送信すると、「送信済みアイテム」フォルダに入らずにエラーとなる模様。
しかし、宛先の方にはそのメールは届いているという不思議な状況でした。

お客様側では、「送信トレイ」のフォルダにはこのメールは残ったままとなるため、メールが送られていないと思い、当然ながら何度も送信を繰り返されたのです。
そして、宛先の方は同じメールが何通も配信されてしまうという結果になっていました。

では、なぜこのようなことが起きたのでしょうか?

実は、「Outlook Express」の場合、各フォルダに割り当てられている最大サイズが 2GBまで となっているからです。

“ブロードバンド” と呼ばれるようになって久しい昨今ですが、インターネットの回線速度やパソコンの性能が向上するに連れて、大きなサイズのファイルを添付してメールで送るということが一般的になってきました。

特に、部署を統括される方や役職に就かれる方、そしてデザインなどを担当されている方などは、その傾向が顕著になってきていると思われます。
(昔は、データサイズの大きなファイルを添付するのは遠慮したものです。)

もちろん、メールを受信するということは、お使いのパソコンにどんどんデータが貯まっていきます。
そして、気が付かない間に上限に達してしまいます。

しかし、「Outlook Express」のフォルダに 2GB までという上限があるなんて、普通にパソコンを利用している場合は知る由もありません。

これは、仮に 50MBのファイルを添付したメールを毎日送ったとしたら、わずか40日以内に上限に達することを意味しています。
(もちろん単純な除算です。)


「送信済みアイテム」は、1.99GB となっていました!

このような状況に突然陥らないようにするためには、以下のいずれかの対策を行っておくとよいでしょう。

  1. 定期的にフォルダ(※)の中を見て古いもの(1年以上経過しているもの)を削除する。
  2. 大きなファイルは「宅ふぁいる便」や「データ便」のサービスを利用する。

※「受信トレイ」「送信済みアイテム」「削除済みアイテム」などのフォルダ。

もちろん、上記以外に「Gmail を使用する」「別のメールソフトを使う」などの“乗り換え”も有効ですね。


[参照]
・Outlook Express で使用される .dbx ファイルの最大ファイル サイズに関する情報
   http://support.microsoft.com/kb/903095/ja

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