ひっきりなしのスパムメールと付き合う・その3

こんにちは!
なかなかブログの筆、いや、タイプが進まない高田です。
密かにアシスタント募集中です。

さて、前回に引き続き、今回も

スパムメール

で参りたいと思います。

前回は Gmail の利用をご案内しましたが、今回はお手元のメールソフトが元々備えている便利な機能を使う方法をご紹介します。

ズバリ、

メールソフトの機能を使って必要なメールだけを集める方法

です。

今回はナント、画像がてんこ盛りです。
いわゆる一つのマニュアルになってます。

あ、先にお断りを申し上げておきますが、メールソフトといっても世の中にはたくさんの製品があります。
今回ご紹介するのは、

Outlook Express Ver.6

限定です。

他のソフトをご利用の方は、恐らくご自身で色々と設定を行うことが好きな方だと思いますので、適宜読み替えて頂ければ幸いです。

まずは下図をご覧ください。

受信トレイ」にはスパムメールの嵐となっていますね。
こんなメールを毎日々々、削除する時間がもったいない!
なんせ、30,416,000円/年の損失なのですから!

実は、ご存知の方もいらっしゃるかと思いますが、最近「迷惑メールトレイ」(*)なるフォルダがお目見えしました。
しかし、このフォルダにはソフトが「迷惑だ!」と判定したものを勝手には入れてくれません。

そこで、予め自分で振り分ける必要があります。

「受信トレイ」に表示されているメールを選択し、画面左上の[迷惑メール]というボタンをクリックします。

暫くすると「登録しました」というメッセージが表示されます。
これで、同じ宛て先から届いたメールは次回から「迷惑メールトレイ」に入ってくれるようになります。

同じような方法で、「ブロック」することも可能です。
「受信トレイ」に表示されているメールを選択し、画面上の[ブロックリストに追加]というボタンをクリックします。
クリックすると、以下の3種類の中から処理の方法を選ぶことが出来ます。

1. ドメイン名を追加 ……. ドメインと呼ばれる、アドレスに含まれる@マークの右側の部分に合致したメールをブロックします。
2. 差出人を追加 ………. 差出人の名称に合致したメールをブロックします。
3. メールアドレスを追加…. 差出人のメールアドレスに合致したメールをブロックします。

処理方法を選択すると、暫くすると「登録しました」というメッセージが表示されます。
これで、同じ宛て先から届いたメールは次回から「迷惑メールトレイ」に入ってくれるようになります。

上記のボタン操作のほかに、細やかな“ルール” を設定する事でフィルタリングする事も可能です。

Outlook Express のメニューバー(画面上側のメニューが並んでいるところ)にある[ツール]をクリックすると、[メッセージルール]というメニューが見えてきます。
更にそこにマウスを当てると[メール][ニュース][禁止された~]というメニューが見えてきます。
今回は[メール]を選んでみましょう。

すると、「メッセージルール」と題した画面が表示されます。
今は、「迷惑メールを防ぐ」という設定が一つ入っていることが判ります。

ここから下は、迷惑メールの中から「必ず読む」ためのメールを探すのではなく、「読む為のフォルダ」を作って、そこにメールを振り分けようという方法です。
いわば、逆手に取って効率化を図ろうではないか!ということです。

まず、大切なお客様のメールを納めるためのフォルダを新規に作成します。
画面左側の[受信トレイ]を右クリックし、[フォルダの作成]を選択します。

下図の画面が表示されたら、任意の名称を登録しましょう。
ここでは、「取引先」としてあります。

[OK]ボタンをクリックすると、受信トレイの下に “取引先” フォルダが生成されました!

前出の、[ツール]-[メッセージルール]-[メール]と進み、その時表示された画面右側にある[新規作成]のボタンをクリックすると、下図の画面が表示されます。

画面上段の「1. ルールの条件を選択してください」の枠の中で、“送信者にユーザーが含まれている場合” にチェックを入れます。
その後、「3. ルールの説明」の枠に表示されている、「ユーザーが含まれている場合」の青い部分をクリックします。
(※こういうところが、Windows パソコンの判りにくさの原因ですね…。)

すると、下図のように「ユーザーの選択」という画面が更に表示されます。
ここでは、簡単な方法として[アドレス帳]というボタンをクリックしてみましょう。

アドレス帳が表示されたら、左側に表示されている一覧の中から大切なお客様の名前を選択します。
選択した後は、[送信者->]というボタンをクリックします。

すると、今度は右側のエリアにお客様のお名前が表示されます。
これで、振り分けの対象となる差出人を登録していくことが出来ます。
必要に応じて、この操作を繰り返してください。
振り分けの対象者が定まったら、この画面下部の[OK]ボタンをクリックします。
(ここで振り分け登録した後は、間違ってもキャンセルを押さないように!)

「ユーザーの選択」という画面に戻ったら、「人」という枠内に選択した差出人のアドレスが表示されます。
この状態を確認した後で、この画面下部の[OK]ボタンをクリックします。

すると、「新規のメール ルール」という画面の「3.ルールの説明」の箇所に、先ほどのアドレスが表示されるようになります。

さぁ、ここまで来れば操作も大詰めですよ!!

次に、同じ画面内の「2. ルールのアクションを選択してください」の枠の中にある、「指定したフォルダに移動する」にチェックを入れます。
その後、「3. ルールの説明」の枠に表示されている、「指定したフォルダに移動する」の青い部分をクリックします。

表示された画面の中から、予め作っておいた「取引先」フォルダを選択し、右側の[OK]ボタンをクリックします。

すると、「新規のメール ルール」という画面の「3.ルールの説明」の箇所に、選択したフォルダが表示されるようになります。

あとは、「4. ルール名」に任意の名前を入れておきましょう。
ここでは、「取引先」としてあります。
最後に、この画面下部の[OK]ボタンをクリックします。

「メッセージルール」の中に、新しく設定したルール(ここでは、「取引先」)が追加されました!

上記の操作で、大切なお客様からのメールを、「受信トレイ」から探すのではなく、ダイレクトに「取引先」のフォルダを見ればよくなりますので、迷惑メールに埋もれた大切なメールを見失う事が激減します。

お客様やプロジェクト毎にフォルダを作成したりするなど、あとは応用次第で便利さが増していきますよ!

*注釈:Windows Update に拠るヴァージョンアップを行う事で機能が追加されます。
セキュリティ対策の一環にもなりますので、Windows Update を忘れずに行ってください。
ヴァージョンに拠って、今回ご紹介した内容よりも更に便利になっているかもしれません。
既に、画像のような画面が出てこない!という場合は、高田までお叱りのメールをお寄せください!

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