タスク管理のコツ

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こんにちわ、久保です。
 
忙しい時は目の前のやらなければならないことに追われて、納期に余裕がある業務や優先順位の低い作業をついつい後回しにしてしまいがちです。
それで「前にお願いいしたあれ、どうなっている?」と聞かれて「あっ忘れていた!」と慌てることもしばしば……。

しかしそんなことを繰り返していては社会人として信頼を失います。
さらに急いでやることで仕事の質が低下、他の元々予定していた作業が後回しになり悪循環になってしまいます。

こんな時よく耳にするのが「タスク管理」。
タスク管理のためのツールやウェブサービスは多数あり、それらを使ったタスク管理術も度々話題になっています。

しかしツールを使わなくてもタスク管理の上手な人もいます。
そこで、そもそもツールを使う前にタスク管理に必要な心がけがあるのではないかと思い、私なりにまとめてみました。
 
 

1. 何をすれば良いの?

いつ作業をするのか決めることがタスク管理の肝ではないでしょうか。
やらなければならない作業を書き出し、それにかかる時間と優先順位を決めること。
これさえできていれば順番に仕事を片付けていくだけです。

特に今すぐ取りかかれないものはスケジュールに登録してリマインダーなどで通知すると、ほとんどの抜け漏れが防げます。
 
 

2. いつやるの?

私が今までに経験したタスクの抜け漏れは「忘れる」ことが原因でした。
どんなに素晴らしいツールを使っていてもタスクを「タスク」として登録していなければ意味がありません。

そういったうっかり忘れのミスを防ぐタスク管理には、2つの重要なタイミングがあります。
 
・タスクが発生した時
・1日の作業を振り返る時間
 
入社してすぐの頃はよく「忘れないようにメモを取りなさい」と言われました。
依頼された仕事はその場でメモをする、という基本的なことを徹底することが重要です。

しかし、それでも必ず抜けや漏れは出てきます。
そういったものは1日の作業を振り返る時間を作って確認し、潰していくことでミスを防げます。
いろいろな人に話を聞いていると、タスク管理の上手な人はこの振り返りの時間をしっかり取っているようです。
 
 

3. どうやってやるの?

最後はタスク管理の方法です。
日々発生する様々なタスクをその場でメモするわけですから、なるべく面倒ではなく、後々の管理がしやすいものが良いでしょう。
アナログなメモや付箋、あるいはカレンダーアプリに登録、使い慣れたToDoリストなどなど。
自分に合った管理方法が一番良いというわけですね。
 
まだそういったツールを見つけていない方におすすめなのがSONR.(ソナー)です!
SONR.ならコミュニケーションを取りながらその場ですぐタスクをToDoに登録できるので、とてもタスク管理がしやすいです。
興味のある方はぜひ一度試してみてください!
 
http://www.sonr.jp/

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